Cuando la pandemia de COVID-19 impulsó el home office, empresas de todo el país tuvieron que adaptarse rápidamente. Inclusive, las firmas contables y contadores independientes, conocidos por sus oficinas físicas y su experiencia cara a cara con los clientes, tuvieron que enfrentarse a una nueva forma de ejercer la profesión. Estos desafíos que se vienen dando hace unos meses podrían conducir a cambios importantes que se sostengan en el tiempo. Oficinas y locales renovados, auditorías remotas y hasta la migración a sistemas tecnológicos en la nube ¿llegaron para quedarse?
Al principio de la cuarentena los más escépticos afirmaban que trabajar de forma remota perjudicaría la productividad. Pero esto no sucedió, sino todo lo contrario, sí se notó significativamente la diferencia entre profesionales que ya utilizaban sistemas en la nube y aquellos que estaban acostumbrados a usar redes locales o sistemas tradicionales.
En el caso de las PyMEs que ya contaban con su gestión en la nube, compartiendo el acceso con sus contadores, han podido avanzar con tareas necesarias aún en cuarentena, como liquidación de sueldos, presentaciones de declaraciones juradas, y gestiones financieras.
“Hace más de 10 años que detectamos los beneficios de trabajar en la nube, tanto para los contadores como para las PyMES. La pandemia viene a acelerar los tiempos de renovación tecnológica de contadores y sus clientes que ya venía siendo una tendencia creciente. Aunque algunos tuvieron un comienzo lento, en unas pocas semanas la mayoría estaba utilizando herramientas online y mejorando sus niveles de productividad sin mayores inconvenientes.”, afirma Daniel Orsi, Socio y Co-Fundador de SOS-Contador, herramienta de gestión en la nube creada por contadores para contadores.
Contabilidad, impuestos y gestión desde casa, ¿cuáles son los beneficios de esta modalidad a distancia?
– Acceder a bases de datos actualizadas: Mover los procesos de contabilidad a la nube permite guardar fácilmente todo en una base de datos online a la que se puede acceder desde cualquier lugar.
– Ganar espacio de almacenamiento: Otro beneficio es el almacenamiento de documentos y la copia de seguridad que ofrecen las distintas plataformas. No es necesario que los contadores almacenen años de documentos en archivadores, ocupando lugar y corriendo riesgos de pérdidas o daños. En la nube, se puede acceder fácilmente a los documentos y realizar copias de seguridad de forma constante, automática y periódica.
– Trabajar en equipo es más simple: Los servicios en la nube facilitan la colaboración entre los equipos de trabajo, ya que cualquier miembro puede iniciar sesión, independientemente de su ubicación, y seguir el flujo de trabajo de contabilidad requerido. Las únicas personas que pueden acceder a los datos son los miembros designados que tienen la información de inicio de sesión correcta.
– La gestión de la información se hace más segura: Se reduce el riesgo de robo de información tanto físicamente (junto con los equipos), como el robo de información a través de accesos remotos. Tradicionalmente, los mismos equipos que se utilizan para alojar la base de datos son los medios para conexión de internet. Trabajando en la nube eso no pasa, la base está en servidores seguros y no en el equipo local de acceso. En caso de robo de la PC o dispositivos en los que se trabaja, no se pierde la información sino que se puede acceder desde cualquier otro equipo.
Vida personal vs vida laboral, ventajas de la automatización de tareas repetitivas
El efecto de la cuarentena alcanza a todas las profesiones e industrias, y los contadores no están exentos de tener que reconfigurar su vida personal y laboral para poder abarcar todos los frentes. Los sistemas que eran funcionales antes de esta etapa pueden ser ampliamente mejorados a través de opciones que ayuden a ahorrar tiempo y faciliten la actividad.
«Notamos que nuestra profesión tiene muchas tareas repetitivas de ingreso de datos que son automatizables, como la importación de comprobantes. Es una tarea que manualmente lleva al menos 15 minutos por cliente por día. Nos propusimos acortar esos tiempos y poner esta función al alcance de todos los profesionales», explica Federico Hatzenbuhler, Socio y Co-Fundador de SOS-Contador, la empresa argentina que creó AutoImpo, una herramienta que combina datos en el portal AFIP utilizando criterios RPA (robotic process automation).
Tener datos actualizados habilita detectar a tiempo y efectuar ajustes o correcciones antes de los cierres de período, como en el caso del IVA, localizar inconsistencias mientras aún son subsanables (facturación duplicada u omitida) y no perder ningún crédito fiscal por no haber recibido una factura a tiempo.
«Es realmente revolucionario que todos los contadores puedan tener acceso gratis a una función que muchos ni siquiera se habían imaginado. En un estudio con 10 clientes, la función AutoImpo ahorraría 50 horas mensuales de trabajo, sin contabilizar las horas de corrección de errores producidos por cargas manuales, mezcla de planillas de importación, etc. Además, lo hace en horario nocturno, que favorece tanto a usuarios del sistema como a la propia AFIP, descongestionando el tráfico de datos en horario laboral.«, agrega Hatzenbuhler.
Esta reducción de tiempo facilita a muchos profesionales pasar más tiempo con la familia y poder dedicar momentos en el día a hobbies o actividades recreativas. Por otra parte, reduce el estrés al trabajar sin tantas presiones y permite focalizar en tareas menos operativas, dando al profesional la oportunidad de enfocarse en el análisis de la información.
Otro efecto del nuevo panorama es que este tipo de criterios y tecnologías, antes privativos de las grandes empresas y los software tradicionales, se están democratizando y poniendo al alcance de los usuarios. Es importante destacar que este camino de automatizaciones no busca desplazar a los profesionales sino impulsarlos a ser más productivos, enfocarse en los aspectos más relevantes del trabajo y transformar la profesión hacia un camino digital que ofrece grandes soluciones.
Acerca de SOS-Contador
SOS-Contador es una plataforma contable impositiva y de gestión, online para contadores, estudios contables y sus clientes, orientada a facilitar la tarea del contador en lo relativo a: actualización a través de su blog, liquidación de IVA, IIBB, proyección de impuesto a las ganancias, así como el monitoreo permanente de la situación fiscal, económica y financiera de cada cliente monotributista o inscripto, liquidación de sueldos, entre otras.Para el caso particular de clientes monotributistas, con cada FC emitida el sistema indicará si el cliente aún se encuentra dentro de los parámetros de facturación de su categoría y cuál es la facturación promedio mensual máxima para permanecer dentro de la misma al realizarse la próxima recategorización bianual.Fundada por emprendedores argentinos en 2008, cuenta con más 4200 usuarios entre sus versiones freemium y premium. Para más información ingrese en www.sos-contador.com
